Gestionale: meglio in Cloud o on premises?

gestionale in cloud o on premise

Molte aziende, sia medio piccole che di grandi dimensioni, si avvalgono di un software gestionale per semplificare le funzioni aziendali.

Un gestionale infatti diventa uno strumento molto utile, se non fondamentale, quando c’è bisogno di organizzare e ordinare dati aziendali, ordini e fatturazioni o merci in magazzino, grazie alle sua funzione di semplificazione dei processi aziendali caratteristici di ciascuna attività.

Proprio per questo è doveroso che il software funzioni a dovere e che venga amministrato correttamente: il luogo fisico in cui è installato e il monitoraggio del suo corretto funzionamento hanno una grande rilevanza sulla sua efficienza.

Le principali opzioni per l’installazione dei software gestionali sono due: on premises o in Cloud.

Gestionale in cloud e on-premises

Cosa vuol dire

Partiamo dal definire che cosa vogliano dire questi due termini:

  • Installare un programma on-premises, significa installarlo in un dispositivo locale, una macchina cioè che risiede fisicamente all’interno dell’azienda che lo utilizza o che è comunque di sua proprietà (un server aziendale).
  • Usufruire di un programma in Cloud invece, vuol dire avvalersi del servizio di un provider: un’azienda cioè, che si occupa di mettere a disposizione del cliente il software, spesso da lei sviluppato e ospitato in server da lei gestiti. Il Provider spesso si farà carico anche di garantire la riservatezza dei dati, la stabilità del servizio, l’efficienza del software ed eventuali backup.

Vantaggi e Svantaggi

Se usi già un gestionale ed intendi migrarlo in un’infrastruttura Cloud ci sono molti fattori da considerare: per portare un’applicazione o un programma da on premise in Cloud occorre risvilupparlo e apportare determinate modifiche, il passaggio non è affatto immediato.

Soprattutto se si tratta di programmi molto complessi ed articolati le spese possono risultare ingenti e un miglioramento effettivo non è garantito.

In questi casi è consigabile passare direttamente ad utilizzare un software diverso, adatto all’alloccamento in Cloud: adattarsi ad un gestionale diverso può richiedere del tempo, è vero, ma dopotutto non è un caso se i servizi in Cloud sono sempre più richiesti e sempre più diffusi.

Ecco quali sono gli aspetti che contraddistinguono un gestionale Cloud based da uno installato on premises.

1.    I tempi di implementazione:

Quando si acquista un software e si decide di installarlo in locale (on premise) è spesso necessaria un’assistenza tecnica oltre all’effettivo tempo di installazione sul server. Un gestionale in Cloud invece è immediatamente disponibile, essendo già pronto all’utilizzo e solo in attesa di essere fornito al cliente.

2.    Il costo del personale IT:

Mantenere macchinari, risolvere malfunzionamenti del sistema, far fronte cioè a tutti qui problemi tecnici derivanti dalla gestione di un sistema hardware e software richiede personale competente, spesso specializzato. I costi del personale IT vengono notevolmente diminuiti se il programma e le attrezzature sono gestite dal provider del servizio, come accade per i servizi in Cloud.

3.    L’utilizzo:

Nel caso del Cloud, il programma si trova appunto in una piattaforma virtuale disponibile a tutti gli utilizzatori, anziché in un dispositivo aziendale ben definito. Questo vuol dire che potrai utilizzare i servizi ovunque ti trovi, tramite una connessione internet, sia dal computer dell’ufficio che dal PC da casa: il servizio non è limitato ad un solo dispositivo;

4.    Il costo degli aggiornamenti:

Ogni programma richiede un costante aggiornamento, per migliorarne le prestazioni e per proteggerlo da virus e malfunzionamenti: se si decide di gestire tutto in locale bisognerà perciò farsi carico anche dei costi di aggiornamento, mentre nel caso del Cloud, tutto questo è di norma compreso nel servizio offerto dal provider.

5.    I costi delle infrastrutture IT:

Da non dimenticare sono anche i costi delle attrezzature fisiche necessarie ad ospitare un software: hardware (server) ed infrastrutture possono risultare un ingente capitale iniziale necessario. Ovviamente nel caso del Cloud questo genere di spese sono affrontate da chi possiede il software e lo mette a disposizione dei clienti.

È anche vero che alcune aziende continuano a preferire una soluzione on premises, per il loro gestionale: soprattutto in aziende con infrastrutture già consolidate o molto articolate, dove il problema dell’investimento iniziale non sussiste più e dove magari è già presente regolarmente un personale IT, cambiare le modalità di utilizzo del gestionale può essere scomodo e non risultare così vantaggioso.

BP Sistema infatti, che rivende il gestionale DeskEngine, propone sia soluzioni on premises, che l’utilizzo del programma in Cloud, quest’ultimo in collaborazione con Kiteblue.

Alcune domande frequenti…

Ecco alcune delle domande che ci vengono poste più frequentemente riguardo ai servizi in Cloud:

I dati sono al sicuro? È garantita la privacy?

La sicurezza del dato è garantita dai numerosi componenti della struttura da cui è ospitata (più server, più alimentatori, più generatori) che ne prevengono la perdita in caso di guasto. Dopodiché ogni compagnia adotta un sistema di sicurezza Firewall differente e altre forme di tutela. Kiteblue ha scelto Checkpoint, leader mondiale.

E se viene a mancare la connettività alla rete?

Dipendentemente dal tipo di servizio erogato serve più o meno banda. Se parliamo di gestionali o posta elettronica può essere sufficiente anche una connessione alternativa wireless, purché sia stabile.

È possibile sapere dove si trova il dato?

Il dato dunque è ospitato fisicamente in dei server, di proprietà del provider. A questo proposito è necessario accertarsi che sia custodito in territorio Italiano, scelta preferibile per la tutela della privacy.
Kiteblue ha i propri server nel database di Mc-link a Trento.

Sbaglio o nel lungo periodo mi costa di più il Cloud?

Sì in termini assoluti, come tutti i noleggi, nel lungo periodo economicamente non convengono, però c’è una differenza abissale rispetto agli altri mercati:

  • la rapida obsolescenza dell’infrastruttura informatica;
  • i costi indiretti da considerare (consumi di energia, spazio, manutenzione…)

Quindi è vero che il costo è più alto ma le prestazioni sono direttamente proporzionate al costo, senza dimenticare la differenza tra esporsi economicamente subito oppure pagare mensilmente e a seconda delle necessità.

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