Il calendario è uno strumento fondamentale per ogni azienda, in primis perché consente di gestire il tempo, che rappresenta il principale fattore di controllo per una società. Tutti noi lavoriamo, ci gestiamo e organizziamo in base al tempo che abbiamo impiegato o impiegheremo per fare un “qualcosa”, sia esso tangibile o meno; se ci pensiamo, tutta la nostra vita gira attorno alla pianificazione del tempo. Avere dei punti di riferimento temporali ci consente di vivere meglio e di ridurre lo stress sia sul piano lavorativo, che su quello personale.

Il calendario è da sempre uno strumento indispensabile all’uomo. Basti pensare che ancora oggi, nell’era dell’internet delle cose, utilizziamo uno strumento introdotto nel 1582 e nato, prima di Cristo (46 a.c, calendario giuliano); questo non significa che sia uno strumento superato, anzi è tuttora fondamentale per l’uomo.

Data per assodata l’importanza dello strumento ora vediamo, in base al mezzo con cui lo utilizziamo, le sue diverse applicazioni. In particolare, all’interno di una azienda risulta utile per molti motivi, dalla gestione dei progetti al controllo delle risorse.

Quello aziendale, in particolare, è molto versatile e viene utilizzato su diversi supporti: dal calendario all’interno della propria agenda cartacea, al foglio di Excel, sino al suo utilizzo tramite software, ogni impiego ha i suoi pro e contro che ogni azienda dovrebbe conoscere per avere un controllo efficiente del proprio tempo. Andiamo nello specifico.

Il calendario cartaceo

Alcune aziende utilizzano il calendario per fare il planning settimanale delle attività, magari divise per team. Per questo utilizzo la versione cartacea è una buona soluzione; ovviamente c’è una perdita di tempo maggiore nel compilarlo manualmente o attraverso dei post-it rispetto a farlo digitalmente, ma non è ancora una motivazione sufficiente per passare al digitale.

Ci sono però delle limitazioni importanti che lo rendono meno flessibile e di agevole utilizzo, come:

• la riservatezza di alcuni progetti o attività: se si mettono a calendario specifiche attività o appuntamenti, tutti avranno la possibilità di vederli;
• il numero di collaboratori: più alto è il numero, più difficile è visualizzarli su un unico calendario facendo sì che sorga il rischio di abbandonarlo;
• l’impossibilità di vedere più calendari in contemporanea (bisogna crearli, avere spazio per esporli, ecc.);
• difficoltà nell’utilizzo per pianificare appuntamenti o attività;
• non visibile e modificabile al di fuori dell’ufficio.

Con un calendario “digitale” queste limitazioni sono facilmente superabili.

Il calendario gestito tramite Excel

Il primo passo verso la digitalizzazione è l’utilizzo di uno strumento come Excel. Uno strumento digitale che permette di superare alcuni limiti con facilità, per esempio la replica del calendario settimanale, la gestione di molti collaboratori o la creazione di calendari divisi per team e/o progetti.

Visti gli aspetti positivi ora vediamo quali sono le limitazioni nell’usare un foglio Excel come calendario aziendale:

• Per accedere alla condivisione e/o modifica dei fogli di calcolo, è necessario che ogni consulente e/o collaboratore disponga sempre dell’ultima versione del software;
• Se il numero di collaboratori e/o consulenti è molto alto, si ha una visualizzazione di difficile lettura delle loro attività e appuntamenti;

• Difficoltà nella pianificazione di appuntamenti o attività;
• La visualizzazione non è personalizzabile, se non creando un differente foglio di calcolo;
• La personalizzazione, secondo le proprie esigenze, è laboriosa nell’ordine di tempo ed energie;
• Non è prevista la possibilità di avere dei report periodici sulle attività e/o gli appuntamenti eseguiti o pianificati;

La soluzione definitiva: l’uso del calendario tramite una web application

Il passo successivo alla pura digitalizzazione è utilizzare un applicativo web o un software in cloud, cioè un programma che viene utilizzato attraverso internet.

Perché serve proprio un programma in cloud? Che vantaggi si possono avere?

Un programma in cloud permette di superare tutti gli aspetti limitanti esplicati fino ad ora, permettendo la massima flessibilità e adeguatezza. Ovviamente le funzionalità in senso stretto dipenderanno dallo specifico programma, però possiamo dire che con quasi tutti gli applicativi si possono effettuare le seguenti attività:

• Pianificare appuntamenti ed attività
  Avendo un calendario condiviso è molto semplice vedere tutte le attività dei collaboratori interni ed esterni, quindi diventa agevole scegliere una data per effettuare un meeting, oppure una riunione aziendale.
• Creare diverse viste nel calendario
  É possibile creare diverse viste, magari con le persone che sono attive in un progetto, oppure dividendo le risorse di primo livello da quelle di secondo, questo permette di sapere in pochi secondi quale risorsa è libera, in quale giorno e a che ora.
• Disponibile sempre e da qualsiasi luogo
  Dobbiamo pensare al calendario come ad un sito web, possiamo vederlo da qualsiasi dispositivo tramite una connessione ad internet.
• Gestione delle risorse aziendali
  Spesso questi applicativi permettono di gestire anche le risorse aziendali come una sala riunioni, un proiettore, oppure una macchina; tutto ciò semplifica notevolmente il lavoro a chi le gestisce.
• Gestione dei permessi
  Per esempio, è possibile decidere chi può lavorare su determinate commesse e chi no, chi può vedere determinati menù ed tutti i collaboratori possono scegliere di condividere o meno i propri appuntamenti con gli altri utenti.
• Utilizzo in contemporanea
  Ogni utente ha la possibilità di collegarsi e di visualizzare/modificare il proprio calendario anche in contemporanea con colleghi, collaboratori o consulenti, senza disturbare le attività altrui, cosa impossibile con Excel.

© BP Sistema

Noi di BP Sistema, per esempio, conoscendo realmente il valore del tempo nel mondo del lavoro, in primis economico, abbiamo sviluppato un applicativo web dedicato alle società di consulenza, che pone al centro della gestione proprio il calendario, consentendo l’inserimento di attività già eseguite o pianificate, sia da parte dei collaboratori e/o consulenti, che dell’amministratore. MayAPP a differenza di molti applicativi che lavorano esclusivamente sulla gestione del calendario, offre anche la possibilità ad una società di avere un controllo a 360° del proprio tempo e di tutti i suoi aspetti, dalla gestione delle commesse, alle ore impegnate in esse o alla loro marginalità