Focus: l’importanza dei rapportini di lavoro

Focus: l’importanza dei rapportini di lavoro

compilazione rapportino

Chi gestisce una azienda o una società, sa che è fondamentale avere sotto controllo il quadro della situazione, ma molto spesso sottovaluta l’importanza dei rapportini di lavoro. La loro compilazione richiede attenzione e spesso ci si domanda se il tempo impiegato porti ad un effettivo risultato.

Questo articolo cerca di far chiarezza sulla loro oggettiva utilità perché, anche se può sembrare una banalità, compilare un rapportino accurato consente di far chiarezza anche su quelle commesse che si credevano avessero un buon margine. BP Sistema stessa pensava di avere tutto sotto controllo, ma abbiamo dovuto ricrederci.

Quali sono i vantaggi?

Il rapportino è uno strumento fondamentale. Grazie ad esso, il responsabile ha a disposizione una ampia quantità di informazioni, in primis il controllo sulle commesse, e non solo dal punto di vista economico.

Una compilazione giornaliera permette alla azienda di avere sempre sott’occhio, oltre al monte ore della commessa, eventuali note o segnalazioni, le ore di ferie e di permesso, anche con molta più precisione lo stato di carico di lavoro di ogni risorsa in base alla commessa.

Verrà in aiuto anche nel momento di eventuali contestazioni: se, per esempio, un cliente contestasse un’attività di una o più giornate svolatasi alcuni mesi fa, ed il collaboratore non si ricordasse di preciso cosa ha fatto in quella giornata, quale sarebbe la giustificazione con il cliente? In questo caso entra in gioco il rapportino giornaliero: nessun controllo da parte del collaboratore o del cliente, e quindi eventuali perdite di tempo o malumori, basterà controllare le informazioni riportate sulla giornata imputata e riferirle al cliente. Oppure, se si è stati ancora più bravi, la stampa del rapportino dal cliente, con relativa firma per l’accettazione, dissiperà definitivamente qualsiasi dubbio.
Grazie alla stampa per esempio, BP Sistema ha diminuito del 94% le contestazioni, la maggior parte delle quali perpetuate per una semplice dimenticanza delle attività svolte.

Tutto qui? Non ci sono altri vantaggi? In realtà si, ce ne sono ancora molti, però dipende da come vengono redatti i documenti dell’attività giornaliera svolta.

compilazione rapportino

Tre diversi metodi di compilazione dei rapportini

1. Redazione a mano su un cartaceo prestampato. Il metodo più semplice all’apparenza, ma meno efficace, per vari motivi:

  • Il conto economico è frutto di un calcolo manuale che prevede la presa in carico di tutti i singoli rapportini.
  • Per avere il monte ore di una commessa è necessaria una persona che immetta i dati di ogni singolo consulente.
  • Se è necessaria anche la gestione delle spese di trasferta allora il risultato sarà veramente poco efficiente, perché il tempo necessario per arrivare alla definizione sarà molto alto.
  • Se non sei in ufficio sai quali collaboratori sono dal cliente, chi è a casa o se nel pomeriggio hai una risorsa libera per un intervento urgente? Credo proprio di no.

In sostanza il metodo cartaceo è superato, richiede un monte ore importante da dedicarci ed effettivamente offre pochi vantaggi.

2. Redazione tramite Excel. Pur essendo un valido strumento di lavoro, ha comunque delle limitazioni, a partire dal fatto che per estrapolare diversi dati c’è bisogno di abbastanza tempo. Necessita infatti un moderato quantitativo di tempo, anche in fase di implementazione, perché le formule possono essere molto complesse.

3. Redazione tramite un software appositamente sviluppato. Questo è il metodo migliore perché permette in primis di ridurre il tempo nella compilazione e di avere a disposizione numerosi dati tramite pochi e semplici click. Noi, per esempio, abbiamo sviluppato MayAPP 3.0, un applicativo in cloud per le aziende di servizi come BP Sistema. Grazie a MayAPP è possibile controllare:

  • Le ore impiegate per ogni commessa
  • La marginalità delle commesse (anche percentuale)
  • Il numero di ore lavorate, di ferie e di permesso per ogni dipendente o collaboratore esterno
  • Il calendario delle attività eseguite e/o pianificate dei propri collaboratori
  • Le spese di trasferta da imputare al cliente e quali riconoscere al proprio dipendente
  • L’azienda sia dall’ufficio che da casa perché MayAPP è in cloud
  • L’andamento dei contratti prepagati per tenere sotto controllo il consumo.
  • La compilazione del rapportino, che può essere redatto e stampato direttamente dal cliente
  • L’azienda, affinché segua lo stesso standard nella compilazione
  • I rapportini, che possono essere gestiti sia ad ore che a giornata, in base alle commesse.

 

Gestionale consulenti MayApp

Per cercare di far comprendere i vantaggi della compilazione delle attività giornaliere, si è preso come spunto una delle nostre soluzioni, ma come MayAPP ci sono molti altri software. Noi stessi abbiamo anche un gestionale rivolto alle aziende di produzione (DeskEngine), mentre MayAPP, come detto, è rivolto alle società di servizi.

 

Sperando di aver fatto comprendere quanto sia importante fare i rapportini di lavoro, la nostra esperienza ci dice che, salvo qualche singolo caso, tutte le aziende che hanno iniziato un processo di digitalizzazione delle informazioni hanno proseguito su questa strada ed hanno migliorato la propria gestione.

Se vuoi ulteriori informazioni o un consiglio contattaci senza impegno, siamo disponibili per farti una demo sia di MayAPP che di DeskEngine.

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