Guida al File Sharing: cos’è, servizi gratuiti e a pagamento

Guida al File Sharing: cos’è, servizi gratuiti e a pagamento

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File Sharing è traducibile dall’inglese come condivisione di file. Si tratta infatti di un metodo di trasferimento e utilizzo di dati da parti di un gruppo di utenti.

Nella maggior parte delle strutture aziendali la condivisone di dati e documenti è fondamentale per la cooperazione e per lo svolgimento efficiente delle attività.

Infatti conoscerai già svariate modalità per trasferire un file, sia a livello aziendale che privato: e-mail, chiavette USB, reti aziendali…

Non tutti però sono veloci, efficienti, adatti al trasferimento di file di grandi dimensioni o all’utilizzo quotidiano.

Quindi in cosa si differenzia un servizio di File Sharing?

Un FSS (File Sharing System) si basa sul salvataggio dei dati da condividere su uno spazio esterno, basato sul Cloud (cioè online).

Le sue principali caratteristiche sono:

  • La struttura

Un servizio FSS può essere suddiviso in livelli, in modo che determinati utenti possano avere accesso solo ad alcuni file, permettendo quindi di avere dei livelli riservati all’amministratore o riservati ad altri utenti.

Essendo un vero e proprio spazio di archiviazione è possibile creare cartelle e caricare, oltre ai semplici documenti, file multimediali, immagini, etc…

  • La privacy

Per accedere all’archivio di File Sharing è necessario recarsi ad un indirizzo web, che può essere o meno protetto da password.

Alcuni servizi di File Sharing professionale riconoscono le utenze, permettendo ad esempio, solo agli utenti della rete aziendale di averefile-sharing-bp-sistema accesso all’archivio online.

  • La multifunzionalità

Una caratteristica chiave del File Sharing è quella di poter utilizzare contemporaneamente ad altri utenti lo stesso documento, per leggerlo o copiarlo, scaricarlo o stamparlo.

Se entrambi gli utenti desiderano modificare lo stesso documento contemporaneamente, verrà invece salvata una copia separata con le modifiche, creando quindi più versioni del file. Queste funzionalità vengono gestite in modo diverso da ogni servizio di file sharing, vi abbiamo presentato una delle soluzioni più comuni.

  • La sincronizzazione

Ovviamente, essendo che tutto è salvato in un archivio comune, ogni modifica, ogni nuovo documento inserito è immediatamente disponibile a tutti, ed è possibile accedervi da qualunque dispositivo (se autorizzato) e in luoghi diversi.

La sincronizzazione è l’ultimo passaggio di un servizio di File sharing che permette di tenere sincronizzati dei file o intere cartelle del pc. Quindi non servirà servirà salvare i file in nel server o nel Nas, basterà scegliere quali file e quali cartelle del pc tenere sincronizzate e penserà a tutto il servizio.

L’acronimo dei servizi professionali diventa quindi FSS (File Sharing & Synchronization), includendo, di fatto, la sincronizzazione nel servizio.

La differenza tra servizi gratuiti e a pagamento

I sistemi di File Sharing più conosciuti sono Google Drive, integrato agli account di posta Gmail e DropBox, entrambi servizi gratuiti.

Oltre a quelli appena citati ci sono molti servizi che offrono la possibilità di condividere tramite File Sharing qualunque tipo di dato, moltissimi dei quali sono app non autorizzate.

Tralasciando i casi di pirateria, usufruire di un servizio di file Sharing pubblico, può presentare alcuni problemi, soprattutto se utilizzato a livello aziendale:

  • Manca una gestione centralizzata: un servizio pubblico non prevede l’istituzione di un amministratore unico che possa creare un sistema a livelli, e quindi dei ruoli, come invece è possibile fare in servizi più professionali.
  • Mancano registrazioni di controllo: molti servizi non dichiarano dove si trova fisicamente il dato, questo non permette di avere un’idea precisa su che tipo di normativa riguardo la privacy sia applicata.
  • Non c’è una crittografia robusta: i file non vengono crittografati tanto quanto accadrebbe all’interno di un servizio privato, non proteggendo l’utente da intercettazione e furto di dati.
  • Manca l’integrazione con la struttura aziendale: come detto, un FSS può integrarsi con l’utilizzo aziendale (integrazione LDAP e Active Directory), riconoscendo l’utenza dei dipendenti e permettendo di entrare in rete con il loro account da qualunque dispositivo. Queste caratteristiche non sono presenti nei servizi gratuiti, più adatti ad un utilizzo personale.

Un servizio di file Sharing professionale invece garantirà, oltre alla possibilità di condividere dati tra dispositivi personali e aziendali, all’interno e all’esterno dell’azienda, la possibilità di sincronizzare cartelle e file e di potervi accedere sempre, anche quando si è offline.

Condivisione e sincronizzazione sono anche un ottimo modo per cooperare su file condivisi usando commenti ed il tracciamento dei cambiamenti.

Un buon servizio professionale garantirà anche un sistema di tracciamento di accesso ai file (“per sapere chi ha fatto cosa”), una crittografia adeguata (sia in transito che nei dispositivi) e una scansione antivirus dei file.

Se vuoi saperne di più riguardo ad un servizio di File Sharing professionale o se hai domande riguardo i pro e contro del Cloud computing, puoi contattarci tramite i siti kiteblue.it o bpsistema.it

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